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管理不留死角 风险无处藏身
中船集团所属沪东中华通过流程驱动,促进企业供应商管理创新
发布时间:2018-11-26 20:04:17 | 来源:中国船舶新闻网 | 作者:何宝新
    供应商是指为企业提供各类物资、服务的法人机构。企业在采购物资、服务过程中,容易滋生腐败,所以供应商管理属于企业运营中的高风险管理环节,是体系审查、巡视监察重点关注部分。供应商也是企业生产经营中非常重要的组成部分,企业60%~80%的费用属于采购费用,都与供应商有关。因此,管好供应商,对于企业降低成本和管理风险、提高效率和效益、控制质量、保障安全将起到至关重要的作用。
    为了适应新的形势与需要,进一步提高企业管理效率、保证产品交货质量、降低企业运营成本,近年来,中国船舶工业集团有限公司所属沪东中华造船(集团)有限公司通过流程驱动,促进企业供应商管理创新,实现管理制度化、制度流程化、流程表单化、表单信息化,成效显著。

深入反思,正确认识供应商管理重要性

    供应商是企业的重要外部资源,供应商的配套物资直接影响到企业生产经营的进度和成本管控的力度。在全面开展“建模2.0”的大趋势下,沪东中华结合以往供应商管理经验和教训,以“管理制度化、制度流程化、流程表单化、表单信息化”为工作目标,全面梳理、优化现有制度和流程,建立和完善供应商管理的工作标准。同时,该公司借助信息化手段,引入工作流程协同平台,打造供应商管理系统,实现基础信息集成共享,提升供应商管理效率。
    沪东中华通过对企业实施高质量发展规划的思考与分析,经过对供应商管理现状的调研与反思,并与供应商广泛交流,进一步增强了对基于流程驱动的供应商管理重要性的认识。
    加强供应商管理,是提高企业物资配套保障能力的需要。随着企业的不断发展壮大和市场竞争的日益激烈,物流已成为沪东中华的一个重要组成部分。物流中的供应商,从准入、挑选到后期日常维护管理,是企业提升核心竞争力的重要环节之一。造船企业配套物资品种规格多,技术要求高,且大多为非市场商品。通过实施流程驱动的供应商管理,从供应商准入审核出发,明确供应商分类,制定标准的评价机制,实现管理过程信息化,能使企业的生产更趋稳定,尽可能避免配套物资出现质量问题,提升物资配套保证能力。
    加强供应商管理,是降低采购过程风险的需要。供应商是企业供应链中的首要环节,也是企业生产经营中非常重要的组成部分。目前,造船企业单船60%~70%的费用用于采购材料和设备。企业在采购物资、服务过程中,成本难以控制,且易滋生腐败,所以加强供应商管理,对于企业降低成本、提高效率、控制质量、降低风险将起到重要作用。
    加强供应商管理,是企业向供应商信息化管理转变的基础。基于流程的信息化深度应用,不仅可以提高企业各项管理工作的效率,还可以保证企业产品交货质量和降低企业的运营成本。通过对整个供应商管理进行深度流程分析,并借助信息化实施过程管控,能更有效地提升管理效率,从而保证企业的可持续发展。

对症下药,提出切实可行解决方案

    基于这些正确认识,沪东中华全面梳理了目前供应商管理中存在的问题和短板,对症下药,提出切实可行的解决方案。
    沪东中华发现的问题和短板主要有:对供应商管理不够系统,不够全面;跟不上信息化发展步伐,效率低下,风险较大;供应商名单未电子化,查询不便;供应商系统未与其他系统关联,管理失控;供应商准入申请流程不透明,效率低下;供应商准入、复审标准不详细,客观性不够;供应商过程管理不够精细等。为此,沪东中华明确思路,以梳理现有供应商管理的规章制度和业务控制流程为牵引,以制定工作标准为基础,以加快信息化系统开发为支撑,逐步形成了规范化的供应商管理体系,促进管理运作顺畅和效率提升,最终形成长效管理机制。
    建立规章制度,明确供应商分类管理标准。为解决目前供应商管理中存在的问题,进一步完善和规范供应商管理工作,沪东中华修订了《供应商管理办法》,针对实际经营范围,按照“船用、非船用”对供应商进行了分类管理,对船用供应商实施重点管控,对非船用供应商则实施分权管控。
    识别风险,完善供应商管理机制。沪东中华按照不相容职责分离原则,识别出供应商管理不相容的职责。比如对外协外包管理,为降低廉政风险,应将两项职责分开设置。由生产管理部负责外协外包管理,企划部负责供应商管理,质量保证部负责建立船用供应商评审标准,成立审核组,组织开展船用供应商评审工作,企业质量负责人负责准入审定;非船用供应商由相应归口部门参照船用供应商评审标准开展能力评价与准入审查。
    优化管理流程,为信息化管理奠定基础。为推动供应商过程管理信息化,沪东中华组织对供应商的管理流程进行梳理与优化,按照准入、变更、复审等阶段,安排相关部门绘制流程图,通过“头脑风暴”,优化相关细节。比如,优化了“编制供应商名录”工作,通过实时维护供应商数据库,替代了人工编制供应商名录,提高了工作效率,减少了重复劳动。
    建立评审标准,强化供应商考核。为更好地开展标准化评审工作,沪东中华按供应商类别设计了不同的评审标准,按照不同维度对供应商进行准入评审打分,改变了原来“主管臆断、随意给分”状况,由评审人员严格参照标准进行打分。
    宣贯培训,建立持续改进机制。新修订的供应商管理制度印发后,沪东中华加强宣贯,组织各相关部门人员开展培训,讲解制度要点,告知各部门日常准入申请、信息变更等过程中的注意事项。通过制度培训,各部门负责人员掌握了操作方法;在日常管理过程中,不断收集问题,商量解决办法,建立持续改进的长效机制。
    构建供应商管理系统,实现过程管理信息化。为进一步提高供应商管理的效率,沪东中华在前期问题梳理和流程优化的基础上,通过在企业资源计划(ERP)系统中开发“供应商管理模块”,打造供应商管理信息系统,提供供应商数据录入、信息查询、考核评分等功能;引入工作流程协同办公平台,逐步实现供应商管理全过程信息化。
    加强供应商有效期控制,降低运营风险。沪东中华对申请加入企业合格供应商的厂家,规定有效期为5年。沪东中华对供应商提供的营业执照、体系证书、生产许可证等重要资料均进行有效期控制。通过ERP录入证件有效期,系统自动判断近一个月内到期的供应商,用鲜艳颜色标识出来提醒供应商管理人员,并提供数据筛选查询功能,方便管理者导出数据,提醒相关部门及时更新证书材料。对于提供不出新证书材料的企业,该公司将终止其合格供应商资质。

突出“四关联”,强化供应商过程管控

    沪东中华通过系统关联,强化供应商过程管控。该公司将供应商管理模块与审价管理、合同管理、质量外检等系统进行数据关联,解决信息孤岛问题。原来体系审查时,审核员首先从系统中调取审核期限内的合同信息,然后通过合同信息中的供应商反过来要求该公司提供供应商准入审核依据。为规避签合同的厂商未经评审的风险,该公司将法务系统(合同录入的系统)与供应商系统进行了关联,在法务系统录入合同时,无法手工输入供应商名称,只能选择供应商数据库中的供应商。这样,就保证了合同录入时的厂商肯定是该公司合格供应商。现在体系外审时,通过系统穿行测试与验证,大大提高了审查效率。
    关联合同报价信息,完善供应商选择机制。供应商系统中,每一家供应商的扣分信息直接与其合同报价关联。比如A、B两家供应商,其中A供应商100分,B供应商被扣了10分,得分为90分;A报价105元,B报价为100元;A的性价比=100分/105元=0.95,B的性价比为90分/100元=0.9。尽管A供应商报价略高,但性价比有优势,在审价阶段就会优先选择A供应商。
    关联供货信息,完善优秀供应商评选程序。通过系统归集供应商的各类信息,将合同交货期遵守率、交货质量、售后服务等情况,作为沪东中华评选优秀供应商的主要依据,以数据说话,客观评判,使过程更加公平公正。
关联合同模块,规避运营风险。这样一来,沪东中华有关部门在录入合同信息时,只能从现有数据库中选择供应商,无法手工输入与修改供应商信息,彻底规避了与非合格供应商违规签订合同的问题。
    关联供应商供货质量,强化入库过程控制。通过关联供应商产品质量管理模块,沪东中华有关部门可以实时查询某供应商提供产品的入库验收质量情况。
    创新永无止境。沪东中华有关负责人表示,将继续优化流程,查找制度漏洞,补齐管理短板。同时,该公司将充分借助新技术,利用微信公众号、“互联网+”等技术和手段,进一步创新管理模式,提升供应商管理水平,增进与供应商的协作度,共同进步,实现双赢。

 

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